Das System hat eine Auffälligkeit erkannt – z. B. Rechenfehler (netto/brutto), Fälligkeit vor dem Belegdatum, ungültige Empfänger-E-Mail, fehlende Pflichtfelder, ein mögliches Duplikat oder der Empfänger steht nicht in Ihrer Mieterliste. Öffnen Sie den Beleg unter Prüfung und prüfen Sie die KI-Daten am Original: Bestätigen (Daten ok), Korrigieren (Daten anpassen) oder Ablehnen.

Ihre Beleg-Adresse ist ein persönliches E-Mail-Postfach des Systems (z. B. belege.4711@mohauptkisolutions.de). Schicken Sie Rechnungen einfach als E-Mail mit PDF-Anhang oder Handy-Foto dorthin – die Verarbeitung startet automatisch. Die Adresse finden Sie unter Einstellungen → Ihre Beleg-Adresse (mit Kopieren-Button).

Unter Forderungen → + Neue Forderung Empfänger, Betrag, Fälligkeit und Kategorie eintragen. Für mehrere Forderungen nutzen Sie den CSV-Import (Format: Name;E-Mail;Wohnung;Kategorie;Betrag;Fälligkeit;Betreff). Forderungen werden im Mahnwesen genau wie Belege behandelt.

Der Mahnlauf prüft alle 30 Minuten zwischen 06:00 und 12:30 Uhr – nicht nur einmal am Tag, damit eine kurz gestörte Zustellung nachgeholt wird. Doppelt kommt nichts an: Jede Stufe geht höchstens einmal pro Tag an einen Empfänger. Die 1. Mahnung (Zahlungserinnerung) geht automatisch raus – standardmäßig ab 14 Tagen Überfälligkeit. Die 2. und 3. Mahnung (mit Mahngebühr) versendet das System nur, nachdem Sie sie unter Mahn-Freigabe freigegeben haben. Tage, Gebühren, Texte und die Altersgrenze passen Sie unter Einstellungen → Mahnstufen an.

Die Mahnung wird als storniert markiert (mit Grund) und an den Empfänger geht automatisch eine Entschuldigungs-E-Mail. Der zugehörige Posten kann danach wieder als offen oder bezahlt geführt werden.

Unter Offene Posten sehen Sie alle offenen Rechnungen und Forderungen sortiert. Klicken Sie einfach auf Bezahlt – der Posten verschwindet aus der offenen Liste und wird nicht mehr gemahnt.

Ja: Einstellungen → Mahnstufen. Dort stellen Sie pro Stufe die Anzahl Tage nach Fälligkeit, die Mahngebühr und den Text ein. Standard sind 14 / 28 / 42 Tage.

Unter Einstellungen → Passwort ändern aktuelles und neues Passwort eingeben (mindestens 8 Zeichen).

Unter Einstellungen → Mahnstufen steht die Altersgrenze (Voreinstellung 12 Monate): Posten, die älter sind, werden nicht mehr automatisch angeschrieben – das kostet sonst Porto und Zeit für Vorgänge, die längst niemand mehr verfolgt. Die Posten bleiben offen und in „Offene Posten" sichtbar; Sie können sie jederzeit selbst mahnen oder als bezahlt markieren. In der Mahnungs-Ansicht steht ein Hinweis, wie viele Posten davon betroffen sind. Ausführlich im Handbuch unter „Mahnwesen".

Drei Dinge sind nötig: die Gläubiger-ID Ihrer Bank (am Objektkonto hinterlegt), ein unterschriebenes Mandat je Zahlungspflichtigem (Menü Mandate) und dessen IBAN. Danach läuft es im Menü Lastschrift-Monat: Objekte anhaken, „Läufe anlegen", ankündigen (Pflicht, mindestens 14 Tage vorher), Datei erzeugen und bei der Bank einreichen. Ohne Ankündigung erzeugt das System keine Datei. Die ganze Kette in neun Schritten steht im Handbuch unter „Lastschrift".

Sie steht auf jeder Zahlungsaufforderung – Abrechnung wie Mahnung – und im Verwendungszweck. Gebildet wird sie aus Objektkürzel, Einheit und Jahr/Monat. Tippt der Zahler sie bei der Überweisung ein, ordnet der Zahlungsabgleich die Zahlung ohne Raten zu. Das Objektkürzel legen Sie im Objektformular selbst fest (Feld „Kürzel") – es muss je Kunde eindeutig sein, sonst landet Geld am falschen Objekt.

Ja, aber bewusst in zwei Schritten: Sobald Nachzahlungen als Forderungen übernommen sind, ist „neu berechnen" gesperrt – sonst würden die Beträge ein zweites Mal angefordert. Nehmen Sie zuerst die Verbuchung zurück (Knopf „↩ Verbuchung zurücknehmen" neben „Nachzahlungen übernehmen"). Posten, mit denen schon gearbeitet wurde – bezahlt, gemahnt, in einem Lastschrift-Lauf – bleiben dabei stehen und werden Ihnen namentlich gemeldet. Danach ist die Abrechnung wieder frei.

Bei einer Mieterabrechnung der Eigentümer: Die leerstehende Wohnung nimmt mit ihrem Zeitanteil an der Verteilung teil, damit die übrigen Mieter nur ihren eigenen Anteil zahlen – abgerechnet wird nach dem Schlüssel für das ganze Objekt (§ 556a BGB). Der Anteil steht in der Abrechnung getrennt als Leerstandsanteil, mit Einheit, Leerstandsmonaten und Betrag. Über den Knopf „Leerstandsanteil dem Eigentümer belasten" können Sie ihn ihm in Rechnung stellen – von allein passiert das nicht. Bei einer WEG zahlt der Eigentümer sein Hausgeld ohnehin, auch wenn die Wohnung leer steht.