Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

SaaS-Vertrag für Unternehmen (B2B) – gültig für den Dienst „Beleg-Automation".

§ 1 Geltungsbereich

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der SaaS-Software „Beleg-Automation" (im Folgenden „Dienst") durch Unternehmen (Kunden) gegen Entgelt. Kunde ist die Hausverwaltung/Eigentümergesellschaft, die den Dienst nutzt.

§ 2 Leistungsbeschreibung

Der Dienst umfasst im Rahmen des gebuchten Tarifs insbesondere:

1. Automatisierte Erfassung von Eingangsbelegen (E-Mail → Dokument → KI-Extraktion → Datenbank) inkl. Plausibilitätsprüfung
2. Prüf-Warteschlange mit Freigabe-, Korrektur- und Ablehnungs-Workflow im Dashboard
3. Objekte, Einheiten und Personen (Mieter und Eigentümer) mit Fläche, Miteigentumsanteil und Mieterwechsel sowie CSV-Import
4. Forderungsverwaltung: Miete, Hausgeld, Nebenkosten, Umlagen sowie wiederkehrende Forderungen (Serien)
5. Umlage: Verteilung einer Rechnung auf mehrere Mieter (gleichmäßig, nach Fläche oder nach Miteigentumsanteil)
6. Offene Posten (kombinierte Übersicht mit Bezahlt-Markierung)
7. Zahlungsabgleich: Import von Kontoauszügen (CAMT.053, MT940, CSV) und automatische Zuordnung eingehender Zahlungen; Verwaltung der Bankkonten je Objekt (Konto, BIC, Gläubiger-ID) zur eindeutigen Zuordnung
8. SEPA-Lastschrift-Einzug: Mandatsverwaltung, Erzeugung der Einzugsdatei (pain.008), Sammel-Einzug und Rückläufer-Verarbeitung
9. Automatischer Bankzugang (optional, im Tarif enthalten): Anbindung des Bankkontos über EBICS zur elektronischen Einreichung der Lastschriftdatei und zum automatischen Abruf des Kontoauszugs
10. Sollstellung: automatische Erstellung monatlicher Miet- und Hausgeldforderungen aus Verträgen und Wirtschaftsplan
11. Mandatsverwaltung: SEPA-Lastschriftmandate in Serie anfordern, als PDF erzeugen und importieren
12. WEG-Verwaltung: Wirtschaftsplan mit Verteilerschlüsseln je Kostenart, Hausgeld-Soll je Einheit (Miteigentumsanteil/Fläche), Erhaltungsrücklage mit Zu- und Abgängen, Sonderumlagen mit Anteilen sowie Plan/Ist-Vergleich aus den eingegangenen Belegen
13. Abrechnung: Nebenkostenabrechnung (Miete) und Jahresabrechnung (WEG) je Einheit bzw. Eigentümer als PDF, inkl. Versand per E-Mail und Übernahme von Nachzahlungen als Forderungen
14. Eigentümerversammlung: Einladung mit Ladungsfrist, Tagesordnung mit Beschlussvorschlägen, Beschlüsse mit Stimmverhältnis, Protokoll und Beschlusssammlung
15. Fristen und Termine mit automatischer Erinnerung; wiederkehrende Termine werden beim Abhaken fortgeschrieben
16. Buchhaltung / DATEV: Zuordnung von Sachkonten je Kostenart und Kreditorennummern je Lieferant sowie Erzeugung eines DATEV-Buchungsstapels (EXTF 700/21) zum Download
17. Automatisiertes Mahnwesen (Mahnstufen 1–3) inkl. E-Mail-Versand an Zahlungspflichtige und PDF-Briefen
18. Mahn-Freigabe (2./3. Mahnstufe) sowie Storno- und Entschuldigungs-E-Mails
19. Eigene Absender-Domain (Whitelabel) für den Mahnversand
20. Handbuch in der Anwendung (Arbeitsanleitungen und Glossar)
21. Benutzerverwaltung (Teammitglieder) je nach Tarif
22. Datenexport (CSV, Buchungsstapel, Originaldokumente als ZIP)
23. Kunden-Dashboard (Übersicht, Belege, Prüfung, Personen, Objekte, Hausgeld & Plan, Abrechnung, Versammlung, Mahnungen, Offene Posten, Forderungen, Sollstellung, Zahlungsabgleich, Fristen & Termine, Lastschriften, Mandate, Bankanbindung, Einstellungen)

Die Belegerfassung und das Mahnwesen arbeiten teilautomatisiert: Auffällige Belege werden in eine Prüf-Warteschlange gestellt; die 2. und 3. Mahnstufe werden erst nach Freigabe durch den Kunden versendet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

Änderungen am Leistungsumfang werden rechtzeitig mitgeteilt.

§ 3 Vertragsgegenstand / Stellung des Kunden

1. Der Kunde ist Verantwortlicher i. S. d. DSGVO für die von ihm eingebrachten personenbezogenen Daten (insb. Mieterdaten). Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Bestandteil dieses Vertrags.
2. Der Kunde versichert, dass er zur Verarbeitung der Daten (Erfassung von Belegen, Versand von Mahnungen an Zahlungspflichtige) berechtigt ist.
3. Kein Inkasso / keine Rechtsberatung: Der Dienst ist ein technisches Werkzeug. Er erbringt keine Rechtsdienstleistungen, keine Forderungsbeitreibung im eigenen Namen und keine rechtliche Beratung. Mahntexte und Mahngebühren werden vom Kunden verantwortet und freigegeben.

§ 4 Nutzungsrechte

Dem Kunden wird ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht am Dienst für die Vertragslaufzeit eingeräumt. Keine Vervielfältigung, kein Reverse Engineering, kein Weiterverkauf des Dienstes.

§ 5 Einrichtung / Verantwortung des Kunden

1. Der Kunde richtet die Eingangsadresse (z. B. belege.X@domain.de) per DNS/E-Mail-Routing ein.
2. Für Whitelabel-Versand (eigene Absender-Domain) richtet der Kunde SPF/DKIM/DMARC ein.
3. Der Kunde hält Zugangsdaten geheim.
4. SEPA-Lastschrift: Der Kunde zieht nur dann per Lastschrift ein, wenn ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat des Zahlungspflichtigen vorliegt. Er ist für die Rechtmäßigkeit des Einzugs, die Einhaltung der Vorabankündigung sowie für Rücklastschriften und deren Gebühren verantwortlich.
5. Gläubiger-ID und Bankfreigabe: Der Kunde besitzt eine gültige Gläubiger-Identifikationsnummer (Bundesbank) und stellt sicher, dass sein kontoführendes Kreditinstitut dem Lastschrifteinzug zugestimmt hat.
6. EBICS (automatischer Bankzugang): Nutzt der Kunde die Bankanbindung über EBICS, so schließt er den EBICS-Vertrag mit seiner Bank und sorgt dafür, dass die benötigten Geschäftsvorfälle (insbesondere SEPA-Basislastschrift und Tagesauszüge) freigeschaltet sind. Inhaber des Kontos und des EBICS-Vertrags ist und bleibt der Kunde; der Anbieter stellt ausschließlich die Software und bedient den Zugang nur in dessen Auftrag. Entgelte der Bank trägt der Kunde.
7. Schlüssel und Freischaltung: Der Anbieter erzeugt die erforderlichen EBICS-Schlüssel und bewahrt sie verschlüsselt auf. Der Kunde kann sie jederzeit exportieren; die Freischaltung erfolgt durch die Bank nach Unterzeichnung der Initialisierungsunterlagen.
8. Textvorlagen: Das System stellt unverbindliche Mustertexte zur Verfügung (insbesondere für Mahnungen, Einladungen zur Eigentümerversammlung, Protokolle, Beschlüsse sowie Nebenkosten- und Jahresabrechnungen). Der Kunde kann diese Vorlagen im System ändern, ergänzen oder löschen. Er ist für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und rechtliche Zulässigkeit der von ihm versandten Schreiben allein verantwortlich – einschließlich der Einhaltung gesetzlicher Fristen und Formvorschriften (z. B. § 24 WEG, § 45 WEG, § 556 BGB, Heizkostenverordnung).
9. Der Kunde stellt sicher, dass die im System hinterlegten Angaben (Objekte, Einheiten, Verträge, Beträge, Verteilerschlüssel, Adressen) zutreffend und vollständig sind; sie sind Grundlage der erzeugten Dokumente und Berechnungen.

§ 6 Vergütung & Zahlung

1. Es gelten die Preise des bei der Registrierung gewählten Tarifs:
   • Starter – bis 25 Wohneinheiten: 39 €/Monat
   • Pro – bis 100 Wohneinheiten: 99 €/Monat
   • Enterprise – bis 400 Wohneinheiten: 199 €/Monat
   • Portfolio – bis 800 Wohneinheiten: 349 €/Monat
   • Für Portfolios über 800 Wohneinheiten vereinbaren wir ein individuelles Angebot.
2. Early-Bird-Kondition (erste drei Kunden): Für die ersten drei Kunden gilt nach Ablauf der kostenlosen Testphase für den Tarif Pro für die Dauer von sechs Monaten ein Preis von 59 €/Monat; anschließend gilt der reguläre Preis von 99 €/Monat.
3. Der Anbieter ist Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG; es wird keine Umsatzsteuer berechnet. Die genannten Preise sind daher Endpreise.
4. Die Vergütung ist monatlich fällig. Die Zahlung erfolgt wahlweise per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte (beides abgewickelt über den Zahlungsdienstleister Stripe) oder auf Rechnung (nach individueller Vereinbarung).
5. Kostenlose Testphase (30 Tage): Mit der Registrierung beginnt eine kostenlose Testphase von 30 Tagen mit dem vollen Funktionsumfang des Tarifs Pro. Die Zahlungsmethode wird bereits bei der Registrierung hinterlegt; die erste Abbuchung erfolgt erst nach Ablauf der Testphase. Wird keine Zahlungsmethode hinterlegt, endet der Zugang mit Ablauf der Testphase. Die Testphase kann vom Anbieter ausdrücklich verlängert werden.
6. Bei Zahlungsverzug kann der Zugang gesperrt werden; gesetzliche Verzugszinsen gelten.

§ 7 Verfügbarkeit (SLA)

1. Zielverfügbarkeit: 99 % im Jahresmittel (ausgenommen Wartung). Die Verfügbarkeit wird durch eine automatisierte Überwachung des Dienstes (Erreichbarkeits- und Funktionsprüfungen) gemessen; geplante Wartungsfenster bleiben außer Betracht.
2. Bei Störungen informiert der Anbieter über den System-Status.
3. Es besteht kein Anspruch auf pauschalierten Schadensersatz für Ausfallzeiten (siehe § 9).

§ 8 Datenschutz & Sicherheit

1. Es gilt der AVV (Anlage 1).
2. Der Anbieter trifft angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen (TLS-Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Backups, Monitoring).
3. Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich über Datenschutzvorfälle.

§ 9 Haftung

1. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie nach Produkthaftungsgesetz.
2. Für einfache Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung vertragswesentlicher Pflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, maximal auf die in 12 Monaten gezahlte Vergütung.
3. Keine Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn und Datenverlust, soweit nicht durch § 9 Abs. 1 abgedeckt.
4. Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die aus der Nutzung des Dienstes durch den Kunden resultieren (z. B. fehlerhafte Mahnungen, fehlerhafte Belegerfassung).

§ 10 Laufzeit & Kündigung

1. Monatliche Zahlungsweise (Regelfall): Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und ist mit einer Frist von einem Monat zum Ende des Kalendermonats kündbar.
2. Jährliche Zahlungsweise (optional): Wählt der Kunde auf ausdrücklichen Wunsch die jährliche Zahlung, beträgt die Mindestlaufzeit zwölf Monate ab Vertragsschluss. Die Vergütung ist zu Beginn der Laufzeit für zwölf Monate im Voraus fällig. Als Preisnachlass gewährt der Anbieter zwei Monatsentgelte, sodass für zwölf Nutzungsmonate zehn Monatsentgelte zu zahlen sind. Die Wahl der jährlichen Zahlungsweise bedarf der Textform.
3. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit nach Absatz 2 läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit weiter und ist nach Absatz 1 kündbar. Der Kunde kann die Zahlungsweise jederzeit auf monatlich umstellen.
4. Der zu Beginn eines Abrechnungszeitraums geltende Preis gilt für dessen Dauer fest.
5. Wird der Vertrag vor Ablauf eines im Voraus bezahlten Zeitraums beendet, rechnet der Anbieter die auf nicht in Anspruch genommene volle Monate entfallenden Entgelte zeitanteilig zurück; ein gewährter Preisnachlass wird dabei anteilig berücksichtigt. Hat der Kunde die vorzeitige Beendigung zu vertreten, bleibt der Anspruch auf die Vergütung für die vereinbarte Mindestlaufzeit unberührt.
6. Die Kündigung ist jederzeit im Kundenkonto unter „Einstellungen → Abo & Zahlung“ möglich (Kündigungsbutton). Sie ist auch in Textform möglich, z. B. per E-Mail an info@mohauptkisolutions.de. Nach der Kündigung bleibt der Zugang bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums bestehen und endet danach automatisch.
7. Das Recht beider Parteien zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Wird der Vertrag aus wichtigem Grund beendet, werden im Voraus gezahlte, nicht genutzte Monatsentgelte erstattet.

Der Vertrag wird ausschließlich mit Unternehmen (B2B) geschlossen. Ein gesetzliches Widerrufsrecht nach § 312g BGB steht Unternehmern nicht zu; ein vertragliches Widerrufsrecht besteht nur, soweit es ausdrücklich vereinbart ist.

§ 11 Schlussbestimmungen

1. Es gilt deutsches Recht.
2. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, das für den Sitz des Anbieters zuständige Gericht (Amtsgericht Arnstadt).
3. Änderungen dieser Bedingungen werden dem Kunden 4 Wochen vorher mitgeteilt; Schweigen gilt nach 4 Wochen als Zustimmung, sofern der Kunde nicht widerspricht.
4. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Anlagen:

• Anlage 1: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – als Anlage abrufbar
• Anlage 2: Leistungs- und Preisübersicht je Tarif – unten aufgeführt
• Anlage 3: Liste der Sub-Auftragsverarbeiter – im AVV (§ 4) aufgeführt
• Anlage 4: Anleitung zur Einrichtung der eigenen Absender-Domain (Whitelabel) – wird mit dem Onboarding bereitgestellt

Anlage 2: Leistungs- und Preisübersicht je Tarif

Maßgeblich ist der bei der Registrierung gewählte Tarif. Nicht ausdrücklich als Tarifmerkmal benannte Leistungen sind in allen Tarifen enthalten. Ein Wechsel in einen höheren Tarif ist jederzeit möglich, ein Wechsel in einen niedrigeren zum Ende des Abrechnungszeitraums.

„Wohneinheit" im Sinne dieser Übersicht ist eine im System angelegte Einheit (Wohnung, Gewerbe, Stellplatz) sowie jede erfasste Person ohne zugeordnete Einheit. Für Portfolios von mehr als 800 Wohneinheiten erstellen wir ein individuelles Angebot.

Stand: September 2026 · Fassung 1.1